¿ESTAN SEGUROS NUESTROS DOCUMENTOS EN PAPEL EN NUESTRO LUGAR DE TRABAJO?

Existen importantes deficiencias en la seguridad de la documentación en papel en el espacio de trabajo.

Las empresas no están siendo sensibles a la importancia de proteger los documentos en papel con información confidencial. Así lo ha demostrado el estudio The Security of Paper Documents in the Workplace, realizado por el Instituto Ponemon y patrocinado por la Alianza de Seguridad de Información Empresarial (ASBI).

Los empleados desconocen que tipo de información es sensible o confidencial, lo que se traduce en negligencias en la protección de los documentos que contienen ésta información.
Las principales situaciones de riesgo para la documentación en papel son el cubo de basura, donde se pueden tirar documentos confidenciales y las bandejas de las impresoras.

Así mismo la mayoría de los encuestados son conscientes de que los documentos en papel contienen información delicada y confidencial, y que sus organizaciones pueden perder tiempo, dinero y otros recursos como consecuencia de la pérdida, desaparición o robo de información empresarial contenida en documentos en papel, es más difícil controlar el acceso a los documentos en papel que a los documentos electrónicos, por lo que en general, actualmente las organizaciones están en mejores condiciones para regular el uso, protección y eliminación de los documentos electrónicos que los documentos en papel.

La solución: una adecuada gestión documentalLa adopción de un conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y destrucción de los documentos en papel.